Acuerdo 2011050 Expídese el Reglamento para la administración del fondo fijo de caja chica.
Nº 20110050
EL MINISTERIO DE TURISMO
Considerando:
Que, el artículo 165 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, establece que las entidades y organismos del sector público pueden establecer fondos de reposición para la atención de pagos urgentes, de acuerdo a las normas técnicas que para el efecto emita el ente rector de las finanzas públicas. La liquidación de estos fondos se efectuará dentro del ejercicio fiscal correspondiente;
Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 3410, publicado en el Registro Oficial No. 5 de 22 de enero del 2003, se expidió el Texto Unificado de la Principal Legislación Secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas, y que en el Libro IV de las Disposiciones Generales del Sector Público, Título II se establecen las Normas para los Fondos Fijos de Caja Chica;
Que, es necesario contar con un marco normativo mediante el cual se armonicen las disposiciones atinentes al manejo del fondo de caja chica, tanto con la actual estructura organizacional del Ministerio de Turismo, como con los nuevos montos fijados por el Ministerio de Economía y Finanzas; y,
En uso de las atribuciones que le confieren el numeral 6, del artículo 179 de la Codificación de la Constitución Política de la República del Ecuador, en concordancia con el artículo 17 del Estatuto del Régimen Jurídico de la Función Ejecutiva,
Acuerda:
Expedir el presente
“REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL MINISTERIO DE TURISMO”.
Art. 1.- Finalidad.- El fondo de caja chica tiene como finalidad pagar en efectivo obligaciones no previsibles, urgentes y que por su valor reducido no pueden ser atendidas con cheque o transferencia.
Art. 2.- Programación y apertura.- El Ministerio de Turismo, de acuerdo con las necesidades institucionales determinará las unidades que requieran de un fondo fijo de caja chica, conforme a disposiciones contenidas en este reglamento y de acuerdo a los límites fijados.
La Subsecretaría Administrativa Financiera determinará los montos a asignarse así como los incrementos o reducciones que sean necesarios, de conformidad a los saldos disponibles, el comportamiento del gasto, y en observancia a la normativa de control interno emitida por el Ministerio de Finanzas.
Art. 3.- Monto.- Los montos máximos de los fondos fijos de caja chica se los asignarán de conformidad con el artículo 10 del presente reglamento y conforme el siguiente detalle:
| Unidad Administrativa o Subproceso | Monto máximo a asignarse en dólares |
|---|---|
| Despacho de Ministro | US $ 400,00 |
| Dirección Administrativa | US $ 250,00 |
| Dirección de Tecnologías de la Información | US $ 250,00 |
| Direcciones regionales y provinciales | US $ 150,00 |
| Dirección de Coordinación de Santo Domingo de los Tsáchilas | US $ 150,00 |
El servidor encargado del manejo será responsable hasta por culpa leve, debiendo ser caucionado previo a ejercer esta actividad.
Art. 4.- Cuantía de los desembolsos.- La cuantía máxima por cada desembolso (factura) se realizará de conformidad con el siguiente detalle:
| Unidad Administrativa o Subproceso | Topes de cuantías por desembolso en dólares |
|---|---|
| Despacho de Ministro | US $ 50,00 |
| Dirección Administrativa | US $ 50,00 |
| Dirección de Tecnologías de la Información | US $ 50,00 |
| Direcciones regionales y provinciales | US $ 30,00 |
| Dirección de Coordinación de Santo Domingo de los Tsáchilas | US $ 30,00 |
Por lo tanto queda prohibido realizar egresos superiores a este valor, así como la subdivisión o prorrateo entre varias facturas por el mismo concepto.
Art. 5.- Utilización del fondo fijo de caja chica.- El fondo fijo de caja chica se utilizará para pagar la adquisición de bienes fungibles y servicios que no tienen el carácter de previsibles y que no pueden pagarse regularmente con transferencia a la cuenta bancaria a través del ESIGEF.
Los rubros de gasto autorizados a desembolsar son aquellos que estén directamente relacionados con las partidas presupuestarias asignadas para tal efecto, conforme análisis del gasto de cada unidad responsable del manejo del fondo, mismas que se mencionan a continuación:
| CÓDIGO PARTIDA | PARTIDA PRESUPUESTARIA | DESCRIPCIÓN DEL GASTO |
|---|---|---|
| 530204 | Edición, impresión, reproducción, y publicaciones. | Servicios de impresión, fotocopiado, anillado. |
| 530299 | Otros servicios generales. | Gastos para cubrir otros servicios que no estén clasificados en los ítems mencionados, y que no tienen el carácter de previsibles |
| 530402 | Edificios, locales y residencias. | Gastos para el mantenimiento y reparación de edificios, locales y residencias. |
| 530405 | Vehículos. | Reparaciones pequeñas y/o mantenimiento de vehículos no previsibles. |
| 530803 | Combustibles y lubricantes. | Gastos menores para adquisición de lubricantes en general. |
| 530804 | Materiales de oficina. | Adquisición de suministros y materiales, útiles de aseo; previa certificación de que no existen en bodega |
| 530805 | Materiales de aseo. | |
| 530811 | Materiales de construcción, eléctricos, plomería y carpintería. | Gastos en bienes para la construcción, electricidad, plomería y carpintería (solo bienes no servicios). |
| 530813 | Repuestos y accesorios. | Adquisición de partes, piezas, insumos, y repuestos para la mejor conservación de los bienes muebles de la institución. |
| 570102 | Tasas generales. | Gastos para cubrir el costo de un determinado servicio de carácter público. |
| 570206 | Costas judiciales. | Gastos administrativos de tipo judicial, notariales, y encomiendas procesales. |
Cuando se realicen las adquisiciones o el pago de obligaciones con el fondo fijo de caja chica, se observará como norma general, efectuar las transacciones con las firmas o casas comerciales que ofrezcan los bienes y/o servicios al menor costo y la mejor calidad, dando preferencia a las empresas que consten como proveedoras calificadas de la institución.
Art. 6.- Prohibición.- Se prohíbe utilizar el fondo fijo de caja chica para el pago de servicios personales, anticipo de viáticos y subsistencias, préstamos de dinero, cambio de cheques, uso de taxis, y gastos que no tienen el carácter de previsibles o urgentes.
Art. 7.- Manejo y uso del fondo de caja chica.- El manejo y uso del fondo de caja chica, observará los siguientes procedimientos:
- Todo desembolso de caja chica deberá ser previamente autorizado por el titular de la unidad o líder del subproceso;
- Los pagos realizados con el fondo fijo de caja chica, deben tener el respaldo del respectivo formulario: “Vales de Caja Chica”; y,
- Se incluirán solamente facturas que por su naturaleza correspondan a gastos determinados en el Art. 5 de este reglamento.
Art. 8.- Requisitos que deben cumplir los comprobantes de respaldo del gasto efectuado con el fondo fijo de caja chica.- Se considerarán como válidos los comprobantes de respaldo que cumplan los siguientes requisitos pre-impresos, de conformidad a lo previsto en el Reglamento de comprobantes de venta, retención, y documentos complementarios vigentes, emitido por el Servicio de Rentas Internas:
- Facturas:
- Número, día, mes y año de la autorización de impresión del documento, otorgado por el SRI.
- Que sea pre-numerada.
- Que lleve impreso el número del RUC.
- Denominación o razón social del emisor.
- Denominación del documento pre-impreso.
- Dirección de la matriz y del establecimiento del emisor cuando corresponda.
- Fecha de caducidad del documento, expresada en día, mes y año, según la autorización del SRI.
Requisitos de llenado para facturas:
- Identificación del adquiriente con sus nombres y apellidos, denominación o razón social, y número de RUC.
- Descripción o concepto del bien adquirido o del servicio prestado, indicando la cantidad y unidad de medida - cuando proceda.
- Precio unitario de los bienes o servicios a adquirir.
- Valor subtotal de la transacción, sin incluir impuestos.
- Descuentos o bonificaciones.
- Impuesto al valor agregado señalando la tarifa respectiva.
- Importe total de la transacción.
- Fecha de emisión.
- Firma del adquiriente del bien o servicio, como constancia de la entrega del comprobante de venta.
- Que no presente borrones, tachones, ni enmendaduras.
- Que mantenga un orden cronológico de fechas.
- Y demás requisitos previstos en el Reglamento de Facturación, emitido por el Servicio de Rentas Internas.
Art. 9.- Custodio del fondo fijo de caja chica.- El custodio será un servidor de la unidad administrativa o subproceso independiente del registro contable y custodia de bienes, quien será designado por el titular de la unidad o líder del subproceso, y será responsable de la recepción, administración, control, y solicitud de la reposición de los recursos de dicho fondo, observando las disposiciones del presente reglamento.
El custodio será responsable pecuniaria y administra- tivamente del uso y custodia de los valores por lo que está en la obligación de requerir al solicitante del fondo fijo de caja chica, las facturas, planillas de pago o más documentos resultantes del gasto, a efecto de determinar el gasto efectivo, mediante la liquidación de los valores entregados y recibidos.
Art. 10.- Reposición del fondo.- Los custodios de los fondos fijos de caja chica, solicitarán a la Subsecretaría Administrativa Financiera en el caso de Planta Central, y a las direcciones financieras en las regionales, su reposición cuando se haya consumido el 60% del monto establecido, o por lo menos una vez al mes, previa la presentación del formulario “Resumen de Caja Chica”, se anexarán las facturas originales que respalden el egreso con el respectivo vale de caja chica, y el comprobante de retención de ser el caso, legalizados con firmas de responsabilidad del custodio y autorizador del gasto.
Esta información deberá ser remitida con oficio a la SAF, con corte al 25 de cada mes, para el control previo de la documentación y la respectiva reposición.
Los responsables de la reposición del fondo fijo de caja chica realizarán el control previo de la documentación remitida por los custodios y realizarán la reposición por los valores debidamente justificados. De existir facturas, vales, o más documentos que incumplan los requisitos establecidos en el presente reglamento serán devueltos al custodio y no serán consideradas para su reposición.
Al finalizar el ejercicio económico los custodios presentarán a la Subsecretaría Administrativa Financiera en el caso de Planta Central, y a las direcciones financieras en las regionales, la justificación del gasto efectuado en el último fondo asignado y el saldo no utilizado será depositado en la cuenta bancaria institucional, con la finalidad de que sea liquidado previo al cierre del ejercicio fiscal económico, de conformidad a las directrices que establezca el Ministerio de Economía y Finanzas.
Art. 11.- Formularios.- Los formularios que se utilizarán para la justificación del gasto y reposición del fondo son:
- VALE DE CAJA CHICA, en el que conste básicamente el valor en número y letras, el concepto, la fecha y las firmas de responsabilidad del funcionario que autoriza el gasto y del responsable del manejo y custodia del fondo; y,
- RESUMEN DE CAJA CHICA, que tiene las columnas: número, fecha, concepto, valor y partida presupuestaria y de igual manera deberán firmar los funcionarios responsables de la administración y manejo del fondo fijo de caja chica.
Art. 12.- Responsabilidades de la Subsecretaría Administrativa Financiera.- La Subsecretaría Adminis- trativa Financiera del Ministerio de Turismo, velará para que la administración del fondo cumpla con lo dispuesto en el artículo 165 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, artículo número 2 del Reglamento para Registro y Control de Cauciones, publicado en el Registro Oficial No. 120 de 8 de junio del 2003, Decreto Ejecutivo No. 3410, publicado en el Registro Oficial No. 5 de 22 de enero del 2003, y con las Normas Técnicas de Control Interno número 402-02 Control Previo al compromiso, 402-03 Control Previo al Devengado, 405-07 Formularios y documentos, 405-08 literales c) y d) Fondos de Reposición, y 405-09 Arqueos Sorpresivos de los Valores en Efectivo, expedidas por la Contraloría General del Estado. De igual manera establecerá mecanismos y procedimientos para cumplir y hacer cumplir el presente reglamento, y demás normativa legal en materia tributaria y financiera.
Art. 13.- Control.- Para asegurar el uso adecuado de los recursos asignados de caja chica, se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por parte de la Dirección Financiera, y Auditoría Interna del Ministerio de Turismo, con la finalidad de determinar su existencia física y comprobar su igualdad con saldos contables.
El presente reglamento entrará en vigencia a partir de su publicación.
Dado en Quito, Distrito Metropolitano, a los 25 días del mes de enero del 2011.
Aquello que no se ha contemplado en el presente reglamento, se aplicará conforme lo dispuesto en el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas; Normas Técnicas de Control Interno; Reglamento de Responsa- bilidades expedido por la Contraloría General del Estado, Ley de Régimen Tributario Interno y más disposiciones legales vigentes. Si en lo posterior se modifican las disposiciones legales o reglamentarias, vigentes en el país, sobre el fondo fijo de caja chica, estas se entenderán incorporadas al presente instructivo, en la parte pertinente.-
20 de julio del 2011.
f.) Msc. Luis Falconí, Viceministro de Turismo.
Ministerio de Turismo.- Dirección de Asesoría Jurídica.- Es fiel copia del documento que reposa en nuestro archivo.- Lo certifico.- f.) Ilegible.- Quito, a 25 de julio del 2011.